Conoce más sobre la facturación POS y su implementación en Colombia

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Los responsables de la facturación pueden emitir documentos equivalentes en casos de venta de bienes o prestación de servicios específicos. Estos documentos poseen idénticos efectos legales que una factura de venta, siempre y cuando cumplan con los requisitos y condiciones establecidos por la normativa actual.

Mediante el documento electrónico equivalente al recibo de la máquina registradora con sistema POS, el comprador podrá respaldar los impuestos descontables de IVA, gastos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, siempre y cuando se identifique al comprador con su nombre o razón social y su número de identificación o NIT.

En este artículo te guiaremos a través del proceso de configuración de la información de tu negocio, la creación de productos o servicios, la emisión de facturas de venta y otras funciones en el Sistema Punto de Venta (POS).

En este artículo encontrarás:

• Implementación de Facturación Electrónica en Colombia.
• ¿Qué es la factura POS?
• ¿Cómo facturar con el sistema POS?
• Requisitos de la facturación POS.
• Características del sistema POS.
• Contribuyentes que pueden usar la facturación POS.
• Costos y gastos con tiquetes POS – Documentos equivalentes.
• Límites a la facturación POS.
• Calendario y fechas de implementación del documento equivalente.
  
  

Implementación de Facturación Electrónica en Colombia

Esta tecnología ha experimentado un notable crecimiento a nivel global. Las empresas la consideran una gran aliada para su crecimiento digital. La ven como una herramienta efectiva para mejorar procesos y reducir gastos.

Él representa la evolución de la factura de papel a una digital, por lo que se alinea con la necesidad imperiosa de cambio de las empresas.

¿Cómo funciona?

El comprobante fiscal generado por una transacción lo firma el contribuyente que lo emite y se envía en formato XML a la DIAN, donde se autoriza. Posteriormente, el comprobante regresa tanto al sistema de facturación del emisor como al correo electrónico del cliente.

En Colombia, desde 2020, toda entidad que realice operaciones comerciales de venta de bienes y servicios en el ámbito nacional debe emitir facturas electrónicas obligatoriamente, pero hubo excepciones para ciertos contribuyentes, que aún podían usar tiquetes o facturas POS.

¿Qué es la factura POS?

El sistema POS es una opción factible para cualquier empresario que maneje puntos de venta y realice ventas al por mayor o al detalle. Este sistema sigue siendo válido incluso con la introducción de la factura electrónica, siempre y cuando cumpla con las disposiciones legales pertinentes.

Principalmente se emplea en establecimientos de venta al por menor, como tiendas, supermercados y restaurantes. Sus ventajas incluyen una implementación sencilla, la emisión rápida del documento para agilizar el proceso de pago y el control de inventario.

Requisitos de la facturación POS

Aunque comúnmente se le llama sistema de facturación, el documento que emite no cumple con todas las características de una factura, sino que se considera un documento equivalente.

Para ello se destacan los siguientes requisitos de acuerdo con el artículo 13 de la resolución 000042 del 2020:

• Incluir el valor total de la operación.
• Registrar la fecha y hora de expedición del documento.
• Desglosar el Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, en caso de ser aplicables, para cada bien vendido o servicio prestado.
• Mencionar los apellidos y nombre o razón social, el NIT del fabricante del software y el nombre del software utilizado.
• Incluir los apellidos y nombre o razón social, así como el Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o prestador del servicio.
• Detallar la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos de identificación de los bienes o servicios, utilizando códigos que permitan su identificación.
• Indicar la condición de agente retenedor del IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, así como la calidad de gran contribuyente o contribuyente bajo el régimen simple de tributación (SIMPLE), según corresponda.

Características del sistema POS

De acuerdo con las regulaciones, cada empresa debe expedir facturas y entregarlas a sus clientes. Estas facturas deben llevar un número correlativo y estar previamente autorizadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En ese sentido, este sistema tiene consideraciones específicas que se deben cumplir, entre las que se encuentran las siguientes:

• Fecha y hora del comprobante.
• Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada dispositivo electrónico.
• Discriminación de las ventas brutas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo el valor de las ventas por cada tarifa de Impuesto sobre las Ventas -IVA y/o impuesto nacional al consumo. Los descuentos deben ser desglosados por departamentos.
• Totalización de los medios de pago, especificando el número de transacciones y el valor de la operación como: Efectivo, cheques, tarjetas débito, ventas a crédito y bonos.
• Inventario de máquinas registradoras y dispositivos utilizados para expedir el documento equivalente POS, con su serial y ubicación en cada establecimiento, sede u oficina.
• El “comprobante informe diario” debe formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento cuando la DIAN lo exija.
• Esta información debe conservarse en el domicilio fiscal del obligado y estar disponible para su exhibición cuando la DIAN lo requiera.
  
  

Contribuyentes que pueden usar la facturación POS