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En notas anteriores te contábamos sobre los beneficios que ha traído la Facturación Electrónica para las empresas en Colombia, de allí que se deriven muchas preguntas y respuestas, que en esta ocasión te hemos querido traer para que tengas la tranquilidad en el proceso de migración de lo tradicional a lo digital.
Para iniciar es importante reconocer que la tecnología hace parte esencial de esta modalidad, lo que ha favorecido la digitalización y ahorro de tiempo, convirtiéndose en una herramienta vital para los negocios.
Para conocer qué pasos se deben seguir para su implementación, es necesario conocer lo que designa la ley del país en este caso nos guiaremos de lo expuesto por Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
La primera pregunta, que sin duda es una de las principales es: ¿quién debe facturar Electrónicamente? Para ello el ente regulador menciona que “si eres responsable de facturar, debes hacerlo electrónicamente”. La obligación en el territorio colombiano se precisa en el Artículo 615 del Estatuto Tributario, desarrollado por el artículo 1.6.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.
Para entrar en detalle sobre qué negocios son responsables de facturar, te traemos datos de la DIAN en su página web, que te permitirán reconocer algunos casos en los que te puedes encontrar:
“Las personas o empresas que venden bienes o prestan servicios deberán expedir factura, a excepción de las que por expresa disposición legal no están obligados a expedir factura.
Así las cosas, son responsables de facturar:
- Personas jurídicas que enajenen bienes y/o presten servicios.
- Contribuyentes del RST
- Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
- O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:
- En más de un establecimiento de comercio.
- Exploten Intangibles bajo franquicia, concesión o regalía.
- Sean usuarios aduaneros.
- Tengan consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
- Tipógrafos y litógrafos por el servicio de factura de papel.
Valores 3500 UVT 2020: $124.624.500.
Valores 3500 UVT 2019: $119.945.000.”
¿Qué necesito para Facturar Electrónicamente?
Ya que has tenido la iniciativa de averiguar de qué se trata este modelo de facturación, te estarás preguntando cómo puedes implementarla en tu negocio. Para ello, es necesario contar con el RUT actualizado de la empresa como el de sus representantes legales; acceso al correo registrado en el Registro Único Tributario RUT y realizar el registro para habilitar el sistema (se recomienda que el proceso se realice en una computadora).
También es preciso contar con un certificado de firma digital (autorizado por la ONAC), tener un software especializado (puede ser gratuito de la DIAN o proveedor tecnológico e incluso de desarrollo propio, como GuruSoft) y acceso a internet. Posteriormente al debido registro, se podrá facturar electrónicamente desde una computadora, tablet o incluso un celular.
Si quieres realizar el proceso de registro debes ingresar a www.dian.gov.co en “Temas de Interés” y escoger “Habilitación”. Se puede ingresar como empresa o persona.
Diligencia la información respectiva. Una vez realizado este procedimiento, llegará un correo electrónico al email relacionado en el RUT. A continuación, ingresa a la plataforma que te solicitará formalizar el registro. Una vez hecho esto se debe registrar el “Modo de operación”.
Una vez seleccionado el software y de registrarse, la DIAN menciona que: “el sistema genera los rangos de numeración de prueba. Con los rangos elaboras y envías las facturas electrónicas de prueba a la DIAN, hasta obtener el estado de habilitado”.
Fue un gusto acompañarte en esta oportunidad, si quieres profundizar sobre la implementación de este sistema no dudes en contactarnos, en GuruSoft Colombia contamos con un grupo especializado que te ayudará a hacer fácil lo que pensabas complejo. Somos proveedores autorizados con la DIAN y tenemos más de 14 años de experiencia en el mercado. Nuestra solución se integra con cualquier ERP, sea SAP, Dynamics, Oracle, JD Edwards, sistemas contables, desarrollos internos, entre otros.
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Escrito por Natalia Gutiérrez V.
