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El algún momento, todos hemos sentido que ciertos procesos dentro de la empresa podrían ser más ágiles o automatizados, ¿cierto?
Aparecen situaciones como:
¿Por qué se tardan tanto en aprobar un pago? O, ¿por qué el cliente tiene que pasar por cinco personas para resolver una duda?
Lo que muchas veces falta no son más manos ni más presupuesto, lo que te podría estar haciendo falta es claridad. Y aquí es donde los diagramas de flujo de procesos empresariales hacen toda la diferencia.
¿Qué es un diagrama de flujos de procesos?
Un diagrama o esquema de flujo es una representación visual que muestra, paso a paso, cómo se realiza una actividad dentro de una organización.
Según HubSpot, los diagramas de flujo deben permitirte representar procesos de manera secuencial, facilitando la identificación de áreas de mejora y la gestión de tus tareas.
En cuanto a su dibujo, existen símbolos universales como flechas, rectángulos, rombos y óvalos para conectar acciones, decisiones y puntos de inicio o finalización.
Veamos ↓
Óvalo: se usa para indicar el inicio y el final del diagrama de flujo de proceso.
Rectángulo: indica una etapa del proceso a través de acciones claras.
Rombo: sirve para marcar una división o decisión positiva (sí) o negativa (no) de una etapa, la cual cambiará la dirección de las siguientes etapas.
Flechas: son las encargadas de marcar la dirección de todos los elementos del flujograma.
Triángulo invertido: indica cuando se ha archivado un documento o se ha integrado un expediente.
Estos diagramas permiten entender cómo fluye la información, qué tareas dependen de otras y, sobre todo, en qué parte del proceso se están generando cuellos de botella, o errores.
En otras palabras, estos pasos no solo deben estar documentados, sino ser comprensibles por cualquier persona que se integre al equipo.
Si aún no distingues cómo podrías implementar un diagrama de flujo, que te parece si lo ponemos en un ejemplo claro y sencillo.
¿Cómo crear un diagrama de flujo paso a paso?
Aquí te presentamos los pasos que debes concretar antes de pasar al diseño de tu mapa de procesos.
- Identifica el proceso a diagramar: selecciona un proceso específico que desees analizar o mejorar.
- Define los límites del proceso: establece claramente dónde comienza y termina tu proceso.
- Enumera las actividades involucradas: detalla cada paso o actividad que forma parte del proceso.
- Determina los responsables: asigna a cada actividad la persona correspondiente según sea el caso.
- Selecciona los símbolos adecuados: utiliza los símbolos estándar para representar cada tipo de acción o decisión.
- Dibuja el diagrama: organiza las actividades en orden secuencial, conectándolas con flechas que indiquen el flujo del proceso.
- Revisa y valida: comparte el diagrama con los involucrados para asegurarte de que refleje correctamente el proceso real.
Ahora te preguntaras: “¿en qué área o proceso podría usar un diagrama de flujo?”
Puede ser desde la contabilidad de tu negocio hasta la atención al cliente, todos los procesos pueden beneficiarse de una visualización clara.
Recuerda que un buen diagrama, por ejemplo, también te puede ayudar a:
🗸 Detectar pasos redundantes o que se pueden automatizar.
🗸 Facilitar la comunicación entre áreas, evitando malentendidos.
🗸 Más claridad y control sobre tus tareas.
Vamos a darte un ejemplo práctico ↓
Imagina que tienes una empresa de servicios contables y debes controlar las facturas de tus clientes para su posterior declaración. El proceso puede parecer sencillo, pero si no está bien documentado, pueden surgir errores que te cuestan tiempo y sanciones.
El proceso se llamará: Validación de facturas recibidas
- Recepción de la Factura Electrónica → la factura llega a través de correo electrónico, portal web o por integración directa con el sistema ERP.
- Verificación de Requisitos Fiscales → se revisa que la factura contenga la información obligatoria.
- Número de identificación fiscal del emisor (RUC, NIT, CUIT, RFC, según país).
- Fecha de emisión y vencimiento.
- Detalle de productos o servicios facturados.
- Impuestos aplicados.
- Firma digital válida.
- Validación ante la Autoridad Fiscal → Hay que confirmar que la factura haya sido autorizada por la entidad tributaria correspondiente (SAT en México, DIAN en Colombia, SRI en Ecuador, SUNAT en Perú, entre otras).
- Esto puede implicar verificar el XML, el código QR o una clave de autorización.
- Registro en el Sistema Contable → ingresar la factura en el sistema contable o ERP, clasificando correctamente la cuenta, proveedor y categoría del gasto.
- Archivado Digital → almacenar la factura electrónicamente, asegurando su conservación conforme a los plazos legales establecidos en el país (por ejemplo, 5 o 10 años).
- Fin del Proceso.
Como vimos, los diagramas de flujo nos permiten mejorar la gestión, aumentar la productividad de tu proceso y facilitar la toma de decisiones en cualquier aspecto que desees mejorar.
¿Qué se logra con este flujo?
- Evitar que se pierdan facturas.
- Tener trazabilidad en auditorías.
- Capacitar fácilmente a tu equipo contable.
- Reducir errores y mejor manejo del tiempo.
Ahora, existen muchas maneras de crear tu diagrama de flujo, plataformas como HubSpot te ofrecen plantillas para personalizarlos, en Excel, -que sirve para más que solo fórmulas y tablas-, también puedes usarlo para diagramar con facilidad.
De hecho, en este blog, lo detallan específicamente, donde puedes encontrar una guía de cómo diseñarlo desde cero.
Aquí te resumimos cómo hacerlo:
- Abre una hoja nueva
- Ve a “insertar” → “formas” y elige óvalos (inicio/fin), rectángulos (actividad), rombos (decisiones).
- Dibuja los pasos en orden, de arriba hacia abajo o de derecha a izquierda (dependiendo del tipo de flujo, aquí puedes ver todos los tipos que hay).
- No olvides agregar el texto a cada figura para describir la acción.
- Conecta con flechas para marcar el sentido del flujo.
- También puedes probar por ilustraciones, ajustar con colores para darle más dinamismo o que se vea visualmente más ordenado.
- Guarda tu archivo, y listo, compártelo con tu equipo.
En conclusión, los diagramas de flujo de procesos te dan orden, claridad y control. En lugar de depender de la memoria o de llevar un registro de actividades sin mucho detalle, cuentas ahora con una guía concreta que cualquiera podrá seguir.
Y eso, en el mundo actual, donde el tiempo y la información son oro, es una ventaja competitiva que no puedes dejar pasar.
¡Visualizar es el primer paso para una gestión empresarial!
Ahora, pregúntate → ¿qué proceso de tu empresa puedes diagramar?
Si te gusto este contenido, te invitamos a explorar más sobre herramientas digitales en nuestro anterior blog 5 preguntas para saber si tu negocio está en el camino digital.
Sigue aprendiendo y adaptando tu negocio a las tendencias tecnológicas que están cambiando el panorama de los negocios.
Escrito por: Catalina Bonnet
